Wij geloven dat gebruikers een voorname rol moeten hebben om een geweldige basis te leggen voor informatie technologie. Je kunt de modernste technologieën implementeren, de meest geavanceerde hardware aanschaffen, maar uiteindelijk moet je jezelf de vraag stellen: wat heeft de gebruiker daadwerkelijk nodig en hoe zorgen wij ervoor dat hij er optimaal mee kan werken?

Om hiervoor te zorgen benoemen wij altijd een aantal persona’s. Een soort prototype gebruiker, welke een groep gebruikers vertegenwoordigd. Zo is er bijvoorbeeld vaak een persona ‘kantoorwerker’, ‘onderwegwerker’, ‘financieel werker’, ‘klantcentrisch werker’ en ‘kenniswerker’. Op basis van deze profielen kunnen specifieke wensen en eisen in kaart worden gebracht, welke worden vertaald naar ICT. Deze wensen en eisen op papier zetten en vertalen naar een helder ICT-plan voor vandaag en de toekomst, zorgt ervoor dat ICT niet alleen technisch bijdraagt, maar veel beter aansluit op de ambities van de organisatie.

 

Wat we daarmee bereiken?

Als de werknemers zelf nadenken over hoe hun ideale werkplek eruit zou zien, merken we dat ICT automatisch veel meer waarde krijgt in termen van productiviteit, samenwerking en communicatie. Daarmee gaat in de praktijk de tevredenheid van de medewerker omhoog (logisch, want deze krijgt ICT die beter af is gestemd op zijn/haar werkzaamheden) maar ook de klantervaring wordt beter. Daarnaast merken we dat mensen efficiënter gaan werken en hun werk leuker vinden als ICT werkzaamheden eenvoudiger of sneller maakt.

 

Productiviteit

Productiviteit zit vaak in kleine, praktische zaken. Neem als voorbeeld een declaratie. De werknemer moet op zoek naar het declaratieformulier, alles invullen, bonnetjes erbij scannen, mailen naar de leidinggevende, die het na goedkeuring naar de administratie stuurt. Wellicht was het voor iedereen veel sneller en beter geweest om een simpele app te gebruiken waarmee enkel een foto van het bonnetje hoeft te worden gemaakt en de rest vanzelf gaat. Hoeveel van deze inproductieve procesjes heb jij in je organisatie? Door dergelijke activiteiten eens praktisch onder de loep te nemen wordt niet alleen de productiviteit verbeterd, maar worden dagelijkse ergernisjes opgelost. Het effect hiervan is groot.

 

Praktische middelen om samen te werken

Een andere grote winst die te behalen is bij het betrekken van medewerkers bij het inrichten van ICT, is de manier waarop zij samenwerken. Nieuwe collaboratie gereedschappen maken het leven van projectwerkers en andere cocreatie werkers een stuk leuker en eenvoudiger. Door de juiste gereedschappen te kiezen en deze goed in te richten kan ontzettend veel tijd worden bespaard en zijn mensen veel beter op de hoogte wat er wanneer van hen verwacht wordt. Dit heeft een positieve uitwerking op de kwaliteit en snelheid van samenwerken. En bespaart veel tijd en energie van projectmanagement.

 

Communicatie

Nog steeds wordt er veel vergaderd. En hoewel veel bedrijven steeds meer online vergaderen en gebruik maken van collaboration tools, kan de communicatie nog sterk verbeterd worden door nieuws, groepscommunicatie en 1-op-1 communicatie te verbeteren. We mailen relatief nog veel en zouden door meer gebruik te maken van effectievere vormen van communicatie sneller en meer resultaat kunnen behalen bij collega’s, klanten, leveranciers en andere relaties. Ook hiervoor is het belangrijk goed te kijken naar hoe mensen dagelijks werken en wat zij nodig hebben om professioneel te communiceren en geïnformeerd te worden.

 

Beveiliging

Er wordt ontzettend veel geschreven en gesproken over beveiliging. Kosten noch moeite worden gespaard om de beveiliging binnen organisaties te optimaliseren. En mede door GDPR worden complete beleidsplannen geschreven en processen ingericht. Al deze inspanningen ten spijt werken ze vaak tot aan de ‘onwetende gebruiker’. Want hoe goed het wachtwoord ook is geregeld, als de gebruiker deze als post-it op zijn laptop plakt, werkt het proces niet meer. Daarom is het ook belangrijk om regelmatig te kijken welke beveiliging geregeld moet worden voor persona’s. Iemand met een ‘onderweg profiel’ zou best vaker Mobile Device Management (MDM) beveiliging op zijn mobiele devices mogen hebben. Maar ook single sign on, multi factor authenticatie en wachtwoordbeleid zijn belangrijke aspecten om in te richten op basis van de werkzaamheden en omstandigheden van de gebruiker.

 

Conclusie

Goed werkende ICT komt niet enkel tot stand door alles technisch goed in te richten. Daarom gaat Hands on voor een aanpak waarbij de werknemers worden betrokken bij het ICT-plan en het inrichten van goed werkende ICT. Dit zorgt voor een omgeving die veiliger is, leidt tot meer concurrentiekracht en verbetering van organisatieprocessen. Daarom adviseren wij om voor ICT een duidelijk een praktisch ICT-plan op te stellen vanuit verschillende gebruikerspersona. Dit leidt niet alleen tot een helder inzicht van benodigdheden, maar ook tot een ICT-omgeving voor de medewerkers en door de medewerkers . Goed voor de productiviteit, samenwerking en communicatie. En goed voor een verbeterde security.

Deel dit met anderen